На основу члана 49. став 2. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС“ бр. 91/2019) и члана 32. Статута ЈП Урбанизам и изградња града Врања, Надзорни одбор на седници одржаној дана 09.06.2023. године доноси:
П Р А В И Л Н И К
О БЛИЖЕМ УРЕЂИВАЊУ ПОСТУПКА ЈАВНЕ НАБАВКЕ
У ЈП УРБАНИЗАМ И ИЗГРАДЊА ГРАДА ВРАЊА
Предмет уређивања
Члан 1.
Овим Правилником ближе се уређује начин планирања, спровођења поступака јавних набавки и праћења извршења уговора о јавним набавкама, начин планирања и спровођења набавки на које се Закон о јавним набавкама (у даљем тексту: Закон) не примењује, као и набавки друштвених и других посебних услуга, као посебног режима набавки.
Појмови
Члан 2.
Поједини изрази употребљени у овом правилнику имају следеће значење:
1) Јавна набавка је набавка на основу уговора о јавној набавци добара, услуга или радова које набавља један или више јавних наручилаца од привредних субјеката које су ти наручиоци одабрали без обзира да ли су добра, услуге или радови намењени за јавне сврхе;
2) Набавка је она набавка која је потребна за обављање делатности наручиоца, а изузета је од примене Закона, односно набавка на коју се одредбе Закона не примењују, осим начела Закона на начин који је примерен околностима конкретне набавке и која се спроводи у складу са одредбама овог правилника;
3) Списак набавки представља евиденцију свих набавки на које се одредбе Закона не примењују.
Остали изрази употребљени у овом правилнику имају значење прописано чланом 2. Закона.
Комуникација у поступку јавне набавке
Члан 3.
Комуникација и размена података у поступку јавне набавке врши се електронским средствима на Порталу јавних набавки (у даљем тексту: Портал), на начин прописан чланом 45. Закона и Упутством за коришћење Портала јавних набавки („Службени гласник РС“, број 93/20).
Подношење делова понуда, пријава, плана или дизајна (у даљем тексту: делови понуда) обавља се преко писарнице ЈП Урбанизам и изградња града Врања, у којој се пошта прима, заводи, распоређује и доставља лицу овлашћеном за реализацију набавке, у случајевима када је Законом предвиђено да комуникација и размена података електронским средствима на Порталу, није обавезна у складу са чланом 45. став 3. Закона.
Комуникација и размена података у поступцима јавне набавке на које се закон не примењује врши се електронским путам и преко писарнице.
Члан 4.
У писарници пошту прима запослени задужен за пријем поште, у складу с распоредом радног времена. Примљена пошта заводи се у одговарајућој евиденцији истог дана кад је примљена и под датумом под којим је примљена и одмах се доставља у рад. Примљени делови понуда у поступку јавне набавке, као и измене, допуне и опозив истих, заводе се у тренутку пријема и на сваком делу понуде, односно измени, допуни или опозиву дела понуде, обавезно се означава датум и тачно време пријема. Уколико запослени из става 1. овог члана утврди неправилности приликом пријема дела понуде (нпр. део понуде није означен као део понуде па је отворен, достављена је отворена или оштећена коверта, кутија са узорцима и сл.), дужан је да о томе сачини белешку и достави је комисији за јавну набавку, односно лицу које наручилац именује у складу са чланом 92. став 2. Закона (у даљем тексту: лицу које спроводи набавку). Примљене делове понуда чува запослени за пријем поште, у затвореним ковертама до отварања понуда, када их предаје комисији за јавну набавку, односно лицу које спроводи набавку. Пријем делова понуда потврђује се потписом члана комисије за јавну набавку, односно лица које спроводи набавку, у посебној евиденцији о примљеним деловима понудама. Запослени у писарници и у Канцеларији који су имали увид у податке о достављеним деловима понуда, дужни су да чувају као пословну тајну имена привредних субјеката, понуђача, кандидата, као и податке о поднетим деловима понуда, до отварања понуда. Документација у поступцима набавки евидентира се у свим фазама хронолошки у складу са одредбама општих прописа којима се уређује архивско и канцеларијско пословање.
Начин планирања јавних набавки
Основне одредбе
Члан 5.
ЈП Урбанизам и изградња града Врања доноси годишњи план јавних набавки који садржи податке прописане Законом. План набавки на које се закон не примењује је годишњи план набавки који се састоји од набавки добара, услуга или радова на које се закон не примењује. План набавки на које се закон не примењује садржи предмет набавке, процењену вредност набавке, оквирно време спровођења поступка и правни основ за изузеће од примене закона.
Критеријуми за планирање
Члан 6.
Критеријуми који се узимају у обзир код планирања сваке јавне набавке су:
1) да ли је предмет набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисани у релевантним документима (прописи, стандарди, годишњи програми пословања, усвојене стратегије и акциони планови, протоколи и др.);
2) да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета набавке одговарају стварним потребама наручиоца, односно крајњег корисника;
3) да ли је процењена вредност одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (цена и остали услови набавке);
4) да ли се приликом набавке стварају и додатни трошкови, колика је висина и каква је природа тих трошкова и да ли је набавка неопходна и исплатива;
5) да ли постоје друга могућа решења за задовољавање исте потребе и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће;
6) стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл);
7) прикупљање и анализа постојећих информација и база података о изабраним понуђачима и закљученим уговорима;
8) праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме
и сл;
9) еколошка предност предмета набавке, енергетска ефикасност и трошкови животног циклуса (трошак набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе);
10) ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке добара, услуга или радова, као и трошкови алтернативних решења.
Учесници у планирању набавки
Члан 7.
Послове планирања набавки обавља тим за планирање.
Тим за планирање чине директор, извршни директори, руководиоци и други запослени у ЈП Урбанизам и изградња града по овлашћењу директора.
Начин исказивања потреба
Члан 8.
Све унутрашње организационе јединице ЈП приликом израде Плана и програма рада и финансијског плана, достављају у писменом облику планиране потребе за наредну годину.
Потребе морају бити исказане у одговарајућим количинским јединицама, описаних карактеристика, квалитета и динамике потреба, са образложењем разлога и сврсисходности набавке. Лицa из тима за планирање вршe прикупљање, проверу исказаних потреба и утврђивање стварних потреба за сваку набавку појединачно.
Истраживање тржишта
Члан 9.
На основу утврђених потреба за добрима, услугама и радовима за реализацију планираних активности ЈП, тим за планирање набавки утврђује приоритете за набавку добара, услуга и радова за наредну годину.
Утврђене спецификације представљају основ за истраживање тржишта.
Члан 10.
Истраживање тржишта спроводе стручна лица која одреди директор ЈП ради припреме поступка јавне набавке и информисања привредних субјеката о својим плановима и захтевима у вези са набавкама.
Члан 11.
Истраживање тржишта спроводи се прикупљањем података на терену, путем интернета, доступних база података и огласа, у зависности од количина и врсте добара, услуга и радова. О спроведеном истраживању тржишта сачињава се белешка, која нарочито садржи податке о ценама и њиховом кретању на тржишту, доступности потребних добара, услуга и радова, њиховом квалитету и периоду гаранције и списак потенцијалних добављача за сваки предмет набавке са њиховим карактеристикама и описом стања конкуренције на тржишту предмета набавке.
Одређивање предмета набавке
Члан 12.
На основу добијених резултата истраживања тржишта врши се утврђивање процењене вредности потребних предмета набавке, а ради израде предлога финансијског плана.
Након усвајања финансијског плана, тим за планирање усклађује утврђене спецификације са одобреним финансијским средствима и одређује предмет сваке појединачне набавке.
Доношење и објављивање Плана јавних набавки
Члан 15.
ЈП преко овлашћеног лица припрема План јавних набавки на Порталу. Након уноса података, овлашћено лице шаље План јавних набавки на објављивање. Портал објављује План јавних набавки наредног дана од дана слања плана на објављивање.
Начин спровођења поступка јавне набавке
Услови за покретање поступка
Члан 16.
Комисија за јавне набавке, односно лице које спроводи набавку, у временском року који је у плану јавних набавки означен за покретање поступка, подноси писани захтев одговорном лицу за покретање поступка јавне набавке, односно директору.
Доношење одлуке о спровођењу поступка јавне набавке
Члан 17.
Одлуку о спровођењу поступка јавне набавке, којa садржи све потребне елементе прописане Законом, доноси директор.
Спровођење поступка јавне набавке
Члан 18.
Комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку, поступак јавне набавке спроводи путем Портала у свему на начин прописан одредбама Закона и подзаконских аката донетих у циљу спровођења Закона.
Обавезе и одговорност лица и организационих јединица
Члан 19.
За доношење одлуке о спровођењу поступка јавне набавке, одлуке којом се окончава поступак јавне набавке и закључење уговора о јавној набавци, одговорни су директор, лице овлашћено за реализацију јавне набавке и комисије за јавну набавку. За спровођење поступка јавне набавке одговорна је комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку.
Акте у поступку јавне набавке припрема комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку.
Критеријуме за квалитативни избор привредног субјекта у поступку јавне набавке одређује комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку, у складу са техничком спецификацијом.
Техничке спецификације предмета јавне набавке добара и услуга одређује комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку. У случају потребе, комисија за јавне набавке, односно лице које спроводи набавку, у циљу припреме техничке спецификације може тражити савет независних стручњака, надлежних органа или других привредних субјеката, под условом да се тиме не нарушавају начела обезбеђења конкуренције и забране дискриминације и једнакости привредних субјеката.
Техничке спецификације, као обавезан део конкурсне документације, одређују се на начин који ће омогућити задовољавање стварних потреба наручиоца и истовремено омогућити широком кругу понуђача да поднесу прихватљиве понуде.
Техничку спецификацију за јавну набавку радова чини комплетна техничка документација неопходна да понуђачи сачине понуду у поступку јавне набавке радова.
Критеријуме за доделу уговора, као и методологију за доделу пондера за сваки критеријум, начин навођења, описивања и вредновања критеријума у конкурсној документацији, утврђује комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку, узимајући у обзир врсту, техничку сложеност, трајање, вредност јавне набавке и сл.
Модел уговора сачињава комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку.
У поступку заштите права комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку су одговорни за поступање у роковима и по поступку који је прописан законом.
Комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку су надлежни за праћење рокова важења средства финансијског обезбеђења за озбиљност понуде и поступање у случају потребе продужења рока важења средства обезбеђења, све до закључења уговора о јавној набавци. Након закључења уговора за праћење рокова важења средстава финансијског обезбеђења и поступање у случају потребе продужења рока важења средства обезбеђења, надлежна је комисија за јавну набавку, односно лице које спроводи набавку.
Одређивање поверљивости
Члан 20.
За одређивање поверљивости података одговоран је директор, који за сваку конкретну набавку, информацију о поверљивим подацима доставља члановима комисије за јавну набавку, односно лицу које спроводи набавку.
Набавке на које се Закон не примењује
Основне одредбе
Члан 21.
Приликом спровођења набавки на које се Закон не примењује у складу са вредностима прагова прописаним у члану 27. Закона, односно набавки које су изузете од примене Закона на основу чл. 11-21. Закона, ЈП је дужно да поступа у складу са начелима из Закона (начело ефикасности и економичности, начело обезбеђивања конкуренције и забране дискриминације, начело транспарентности поступка јавне набавке, начело једнакости привредних субјеката и начело пропорционалности), а на начин одређен Законом.
Планирање набавки
Члан 22.
Поред годишњег плана јавних набавки, ЈП доноси и списак набавки на које се Закон не примењује.
Приликом планирања набавки на које се Закон не примењује тим за планирање, поред дефинисања врсте предмета набавке, процењене вредности и оквирног времена за покретање набавке, за сваку појединачну набавку наводи и основ за изузеће од примене Закона.
Пре усвајања списка набавки, тим за планирање набавки проверава постојање основа за изузеће од примене Закона.
Набавке чија је процењена вредност испод прагова прописаних чланом 27. Закона
Члан 23.
За набавке чија је процењена вредност испод прагова прописаних чланом 27. Закона, лице надлежно за спровођење поступака набавки у ЈП или комисија, уколико је директор ЈП образује за потребе спровођењa набавке, сачињава позив за подношење понуда који потписује директор.
Позив за подношење понуда, са обрасцем понуде односно са конкурсном документацијом, уколико буде процењено да је иста потребна за спровођење набавке, шаље се на адресе најмање три привредна субјекта, која су према сазнањима тима за набавку способна да изврше набавку, осим у оправданим ситуацијама када предмет набавке на тржишту нуди само један привредни субјект.
Позив за подношење понуда, образац понуде, односно конкурсна документација садрже све неопходне податке и захтеве за спровођење и извршење набавке.
Понуде се подносе на начин одређен у позиву за подношење понуда, електронским путем или преко писарнице.
По спроведеном поступку набавке чија је процењена вредност испод прагова прописаних чланом 27. Закона може бити закључен уговор или оквирни споразум са изабраним понуђачем или се издати наруџбеница.
Набавке чија је процењена вредност мања од 100.000,00 динара реализује се издавањем наруџбенице која садржи битне елементе уговора.
Набавке на које се закон не примењује, покрећу се одлуком о покретању поступка на које се закон не примењује.
Поступак набавке на коју се закон не примењује а који не спроводи Комисија, води лице овлашћено за реализацију набавке.
Лице овлашћено за реализацију набавке одговорно је за законитост реализације и спровођења набавке на коју се закон не примењује.
Праћење извршења уговора о јавној набавци и набавци
Члан 24.
По закључењу уговора о јавној набавци примерак се доставља без одлагања:
- Овлашћеном лицу за спровођење поступка набавке;
- служби рачуноводства које је задужена за праћење извршења конкретног уговора ;
- другим организационим јединицама које су укључене у праћење извршења уговора, које
су корисници испоручених добара, пружених услуга или изведених радова или на чије ће
активности утицати извршење уговора.
Критеријуми, правила и начин провере квантитета и квалитета
испоручених добара, пружених услуга или изведених радова
Члан 25.
Комисија или лице задужено за квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, проверава на начин како је то одређено уговором:
- да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном о чему сачињава Записник о квантитативном пријему добара, услуга или радова који потписују овлашћени представници уговорних страна, чиме потврђују да је примљена количина и врста добара која је констатована у том записнику;
- да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом о чему сачињава Записник квалитативном пријему добара, услуга или радова, који потписују овлашћени представници уговорних страна, чиме се потврђује да испоручена добра, услуге или радови у свему одговарају уговореним.
Поступање у случају рекламација у вези са извршењем уговора
Члан 26.
Уколико се у поступку примопредаје добара услуга или радова утврди да количина или квалитет испоруке не одговара уговореном, овлашћено лице за извршење уговора сачињава белешку, у којој се наводи у чему испорука није у складу са уговореним, која се доставља комисији или лицу задуженом за квантитативни и квалитативни пријем добара и извештава директора предузећа који предузима конкретне мере.
Поступање по рекламацији уређује се уговором о јавној набавци, законом којим се уређују облигациони односи и другим прописима који уређују ову област.
Поступање у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року
Члан 27.
Служба која је задужена за праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року, о томе обавештава другу уговорну страну.
Уколико друга уговорна страна не отклони грешке у гарантном року проверава се испуњеност услова за реализацију уговореног средства финансијског обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року.
Пријем и оверавање рачуна и других докумената за плаћање
Члан 28.
Рачуни и друга документа за плаћање примају се у складу са општим актима и истог дана се достављају служби рачуноводства где се рачун обрађује.
Правила поступка реализације уговорених средстава финансијског
обезбеђења
Члан 29.
Финансијско-рачуноводствени сектор чува средства финансијског обезбеђења у посебном регистратору и прати рокове важења достављених средстава финансијског обезбеђења.
У случају када утврди разлоге за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, ОЈ у чијем је делокруry праћење извршења уrовора о јавној набавци, о томе без одлаrања обавештава комисију или лице овлашћено за реализацију поступка јавне набавке, уз достављање потребних образложења и доказа, у складу са Процедуром за праћење и активирање реализације уговора.
Уколико су Уговором или Оквирним споразумом предвиђена средства финансијског обезбеђења, Уговор или Оквирни споразум ступа на снагу тек оног момента када друга уговорна страна достави иста, што мора да се наведе у моделу Уговора.
Средства финансијског обезбеђења, могу бити Банкарска гаранција, Меница, Депозит или Залога за: озбиљност понуде, добро извршење посла, отклањање недостатака у гарантном року, односно авансна, као и друга средства финансијског обезбеђења, у складу са Законом.
Правила поступања у вези са изменом уговора
Члан 30.
У случају потребе за изменом уговора о јавној набавци, руководиоци унутрашњих организационих јединица о томе обавештавају лице овлашћено за спровођење поступка јавне набавке.
Уколико друга уговорна страна захтева измену уговора о јавној набавци, овај захтев доставља лицу овлашћеном за спровођење поступка јавне набавке.
Лице овлашћено за спровођење поступка јавне набавке проверава да ли су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци.
Уколико су испуњени Законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци, уз претходно прибављање сагласности од директора ЈП, као Наручиоца, лице овлашћено за спровођење поступка јавне набавке израђује предлоr Одлуке о измени уговора и предлог анекса уговора, које доставља на потпис овлашћеном лицу.
Одлука о измени уговора се објављује у року од 3 дана од дана доношења на Порталу јавних набавки и доставља извештај Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.
Члан 31.
За све што није предвиђено овим Правилником примењиваће се одредбе Закона о јавним набавкама ("Сл. гласник РС", br. 91/2019)
Члан 32.
Овај Правилник ступа на снагу осмог дана од дана објављивања на огласној табли ЈП.
Сагласност на правилник о Јавним набавкама (.pdf)
ПРАВИЛНИК - О ближем уређивању поступака јавне набавке (.pdf)